Tra le maggiori novità previste dalle nuove specifiche tecniche che entreranno in vigore il 30 settembre 2024 vi è l’accettazione automatica dei depositi telematici effettuati dagli utenti esterni e quindi anche dagli avvocati.
Le specifiche tecniche non entrano nel dettaglio modalità e delle tipologie di atto previste per l’accettazione automaticama a fare chiarezza è intervenuta la nota riassuntiva delle modifiche del 19 settembre 2024 della Direzione Generale per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della Giustizia.
Il testo interviene nello specifico su due punti che erano stati oggetto di discussione tra gli esperti di PCT ed in particolare:
Vengono forniti opportuni chiarimenti sulle novità in tema di accettazione automatica degli atti processuali, indicandone specificatamente a quali atti (si veda nota) qualora questi non presentino errori o anomalie bloccanti, potrà essere applicata l’automatizzazione di accettazione.
In tale nota vengono elencati anche tutti quegli atti che restano esclusi dall’ambito del flusso di deposito automatico, poiché richiedono una puntuale valutazione da parte della cancelleria o uno specifico intervento in fase di accettazione, tra questi ricordiamo alcuni:
1) gli atti che richiedono la preventiva individuazione del corretto evento da registrare a sistema poiché non legati ad uno specifico evento, ma associabili a più eventi presenti nella “stati-eventi”. È pertanto necessario l’intervento manuale della cancelleria per associare l’evento specifico al corrispondente atto depositato telematicamente;
2) Le buste che hanno un deposito o una sequela di depositi complementari;
3) Alcuni depositi dei PM nei procedimenti civili/minorenni che per loro natura non sono passibili di accettazione manuale; ect…
I diversi sistemi, dopo l’implementazione, accetteranno direttamente l’atto associandolo al fascicolo di pertinenza senza che sia necessaria alcuna operazione da parte della cancelleria, scaricando automaticamente l’evento relativo e ponendo il deposito in uno stato dedicato che evidenzi l’accettazione automatica. Nulla cambia in merito alla ricezione delle quattro PEC al mittente.
Per quel che riguarda il lavoro delle Cancellerie permarranno inalterati tutti i compiti ed i controlli che essa attualmente svolge e l’attuale menu di “intervento manuale”, tutte le funzionalità presenti in tale sezione non subiranno modifiche. Nella maschera “Gestione depositi”, presente nel menù “Pr. telematico”, la cancelleria troverà sia i depositi che non sono stati accettati automaticamente e che dovranno essere lavorati manualmente -come avviene attualmente- e sia i depositi che sono in attesa di accettazione, sui quali non sarà possibile alcuna operazione perché saranno in carico al sistema per verifiche ed eventuale accettazione automatica. Verrà, così, inserito un nuovo stato “In attesa di accettazione” il quale indicherà che il deposito è pervenuto nel sistema ed è in attesa di accettazione automatica, sul quale l’utente non potrà eseguire alcuna operazione.
Concludendo verrà, quindi, implementata una nuova sezione, nel menù “Pr. telematico”, denominata “Gestione depositi accettati automaticamente”, all’interno della quale verranno convogliati tutti quei depositi che il sistema ha accettato automaticamente. La cancelleria potrà quindi esaminare il deposito e segnalare al giudice assegnatario del processo la necessità di provvedere sull’istanza, ponendo “in visione” al magistrato il fascicolo. In tale caso il fascicolo, al termine dello scarico dei fascicoli nella consolle, comparirà anche nella cartella “atti ed istanze da esaminare”.
Le nuove specifiche tecniche saranno l’ oggetto del webinar gratuito con gli esperti di Maat LegalPaperless di lunedì 7 ottobre 2024, ore 14.30-16.30.
